Advocate Medical
Services, Inc.
NOTICE OF PRIVACY
PRACTICES
Effective Date 02/01/04
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE
USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.
Advocate Medical Services believes it is our duty to protect your
health information because we understand that medical information about you and
your health is personal. We are committed to using your health information
responsibility and in compliance with the law.
This Notice of Privacy Practices explains how we will meet the
requirements of the Privacy Regulations of the Health Insurance Portability and
Accountability Act of 1996 (HIPAA).
Advocate Medical Services is
required by law to:
·
Ensure that medical information
that identifies you is kept private;
·
Provide you with this Notice of
our legal duties and privacy practices with respect to medical information
about you; and
·
Abide by the terms of this
Notice until we adopt a new one
·
Post our current Notice on our
web site. www.AdvocateMed.com
We create a record of medical services and products you receive
through Advocate Medical Services. This record is needed to provide you with
quality care and to comply with certain legal requirements. This Notice applies
to all records of your care whether generated by Advocate Medical Services
personnel or obtained from other health care entities with whom you are
associated. These health care entities may have different policies or notices
regarding the use and disclosure of your medical information.
HOW WE MAY
DISCLOSE AND USE YOUR INFORMATION
The following categories describe ways that Advocate Medical
Services may use and disclose protected health information. Protected health
information is any information about you that may link you to your medical
condition or medical information. For each category, we will explain the types
of information that will be disclosed and give at least one example. All of the
ways we are permitted to use and disclose information will fall within one of
these categories. However, not every use or disclosure in a category will be
listed.
Treatment: As it pertains to Advocate
Medical Services, treatment means providing you with products and services. We
may disclose protected health information about you to physicians, nurses or
other health care entities to provide you with your supplies. For example, we
may provide your physician or a subsequent health care provider with copies of
protected health information to coordinate and ensure that you received the
supplies that your doctor has prescribed for you.
Payment: We may use and disclose protected health
information to bill and collect payment for health care services and products
we provide. Also, we may disclose your information to other health care
providers or entities involved in the coordination of your care for their
billing
purposes.
For example, we may inform your health insurance provider about supplies you
are going to receive to obtain a prior approval or to determine if your plan
will cover the supplies.
Health Care Operations: We may use and disclose
health information about you in order to run our business and make sure that we
provide quality care. Operations may include but are not limited to review of
your health information by our staff to ensure compliance with all federal and
state regulations, business planning and management, certain marketing
activities and general administrative activities.
Supply Reminders,
Confirmation of Delivery: We may use and disclose your
protected health information to contact you about your supply needs, confirm
receipt and delivery and remind you of the need to reorder supplies.
Information to Patients:
We may use and
disclose medical information about you to inform you of health-related benefits,
services or products that may help you manage your health and to communicate
potential product recalls.
Individuals Involved In Your Care or
Payment For Your Care: We may release protected health
information about you to a friend or family member who you have listed as a
contact involved in your medical care or payment of such care. We may also
notify this person or people regarding your location, general condition or
death. In addition, we may disclose medical information about you to any entity
assisting in a disaster relief effort so that your family can be notified about
your condition, status and location.
Business
Associates: We may disclose health information to
attorneys, accountants, and others acting on behalf of Advocate Medical Services.
These individuals or entities are called Business Associates and they are asked
to sign written contracts agreeing to safeguard the confidentiality of the
information.
Marketing:
We may use medical information about you to contact you by telephone or by
other means to advise you of services or products that may be available.
However, your protected health information will not be disclosed to third
parties for marketing purposes without your prior written authorization.
As Required By Law or Law
Enforcement: We
will use and disclose protected health information about you when required to
do so by federal, state or local law.
Public Health Risks: We may disclose protected
health information about you for public health activities. Examples of these
include notification for product recalls or reporting problems about products.
Health Oversight
Activities:
We may disclose protected health information about you to a health oversight
agency for activities authorized by law. Examples of these activities include
audits, investigations, inspections and licensure.
Lawsuits/Disputes/Court
Proceedings:
If you are involved in a lawsuit, dispute or court proceeding, we may disclose
protected health information about you in response to a court or administrative
order. We may disclose protected health information about you in response to
the following: subpoenas, discovery requests or other lawful processes by
others involved in the dispute. This will only be done if efforts have been
made to inform you about the request or to obtain an order protecting the
information requested.
Workers' Compensation: We may release protected
health information about you for workers’ compensation or similar programs.
These programs provide benefits for work-related injuries or illness. We may
also disclose your health information to your employer for purposes of workers’
compensation and work safety laws.
Emergency Situations
We
may disclose limited information about you to notify local agencies of your
need of life sustaining equipment or assistance in evacuation due to your
medical conditions. For example the power, gas or phone company and emergency
medical services in the event of an emergency such as a flood or hurricane.
Sale of Business Assets: We
reserve the right to transfer medical information about you to a third party in conjunction with the sale of
our company or certain assets belonging to our company.
Other
Purposes: We may disclose your health information for
a number of other specialized purposes. We will only disclose as much information
as is necessary for the purpose. For instance, we may disclose your information
to coroners, medical examiners and funeral directors. We may also disclose
information for organ, eye or tissue donation, or for national security, intelligence
and protection of the president. We may
disclose the health information of members of the armed forces as authorized by
military command authorities. Under certain circumstances, we may use and disclose
protected health information about you when necessary to prevent a serious
threat to your health and safety or the health and safety of the public or
another person.
OTHER USES OF MEDICAL
INFORMATION
Other
uses and disclosures of medical information not covered by this Notice or the
laws that apply to us will be made only with your written authorization. If you
provide us authorization to use or disclose medical information about you, you
may revoke that authorization, in writing, at any time. If you revoke the
authorization, we will no longer use or disclose medical information about you
for the reasons covered by your written request. You understand that we are
unable to take back any disclosures we have already made with your
authorization, and that we are required to retain our records of the care that
we provided to you.
YOUR RIGHTS
You
have rights over the use and disclosure of your personal health information including
the rights listed here. You may exercise any of these rights by submitting your
request in writing to the address listed at the end of this Notice. We will
evaluate each request and communicate to you in writing whether or not we can
honor the request. We may also charge a reasonable fee for cost associated with
your request. We will notify in advance of the cost and you may withdraw your
request before you incur any cost.
Right to Inspect and to
Receive A Copy:
You have the right to inspect and to receive a copy of your protected health
information that may be used to make a decision about your care. Usually, this
includes medical and billing records.
Right to Request
Restrictions:
You have the right to request that we limit how we use or disclose your
protected health information. We will consider your request, but are not
legally bound to agree to the restrictions. We cannot agree to limit uses or
disclosures that are required by law.
Right to Choose How We
Contact You:
You have the right to request that we contact you at an alternate address or by
alternate means.
Right to Have Protected
Health Information Amended: You have the right to ask us to amend your health
information you believe is incorrect or incomplete. You must make this request
in writing and explain the reason you believe the information is not correct or
complete. We may deny your request if we did not create the information, if it
is not part of the records we use to make decisions about you, if the
information is not something you would be permitted to inspect or copy, or if
it is complete and accurate.
Right to Find Out What
Disclosures Have Been Made: You have a right to an accounting of instances where we have
disclosed your personal health information for purposes other than for
treatment, payment, health information or that you specifically authorized. Your
request must be made in writing and may be for disclosures made up to 6 years
before the date of your request, but not for disclosures made before April
14, 2003
Right to Receive This
Notice:
You have the right to receive a paper copy of this Notice and/or an electronic
copy by e-mail upon request. Note: Copies of this Notice are also available at
our website. (www.AdvocateMed.com)
Changes to this notice
We
reserve the right to change our privacy practices that are described in this
Notice. We reserve the right to make the revised or changed privacy practices
applicable to protected health information we already have about you as well as
any information we receive in the future. A copy of our current Notice will be
posted in our offices and at our website, www.AdvocateMed.com. Prior to a material
change in this Notice, we will promptly revise and repost it.
Right to File A Complaint
About Our Privacy Practices: If you believe that your privacy rights have been
violated or if you are dissatisfied with our privacy policies or procedures, you
may file a complaint with our Privacy Officer or the Secretary of the
Department of Health and Human Services. We will not take any action against
you or change our treatment of you in any way if you file a complaint.
Advocate Medical
tn: Privacy Officer
1202 Tech Blvd.
Ste.105
Tampa, FL 33619
Advocate Medical
Services, Inc.
AVISO DE PRIVACIDAD
DE PRÁCTICAS
Fecha de
efectividad 02/01/04
ESTE AVISO
DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED PUEDE USARSE Y REVELARSE Y CÓMO
USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LEÁLO CUIDADOSAMENTE.
Advocate Medical
Services cree que es nuestro deber proteger su información de salud porque
nosotros entendemos que la información médica sobre usted y su salud es
personal. Nosotros nos comprometemos a usar su información médica con
responsabilidad y conforme a la ley.
Este Aviso de Privacidad
de Prácticas explica cómo nosotros cumpliremos con los requisitos de las
Regulaciones del “Health Insurance Portability and Accountability Act” de 1996
(HIPAA).
Advocate Medical
Services es requerido por la ley a:
• Asegurar que se mantenga en privado la
información médica que lo identifica;
• Proporciónarle este Aviso de nuestros
deberes legales y privacidad de practicas con respecto a la información médica
sobre usted; y
• Cumplir con las condiciones de este
Aviso hasta que realicemos uno nuevo
• Anunciar nuestro Aviso actual en
nuestro sitio de Internet ww.AdvocateMed.com
Nosotros creamos
un registro de los servicios médicos y productos que usted recibe a través de
Advocate Medical Services. Este registro se necesita para proporcionarle un servicio
de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. Este Aviso se aplica
a todos los archivos de su servicio generado por el personal de Advocate Medical Services u obtenido por otra
entidad de cuidado de salud con quienes usted esta asociado. Estas entidades de
cuidado de salud pueden tener diferentes pólizas o avisos con respecto al uso y
revelación de su información médica.
CÓMO NOSOTROS PODEMOS REVELAR Y USAR SU
INFORMACIÓN
Las categorías
siguientes describen las maneras que Advocate Medical puede usar y revelar la
información de salud protegida. La información de salud protegida es cualquier
información sobre usted que puede unirse a su condición o información médica.
Para cada categoría, nosotros explicaremos los tipos de información que se revelarán
y daremos por lo menos un ejemplo. Todas las maneras que se nos permite usar y revelar
la información se incluirá dentro de una de estas categorías. Sin embargo, no
cada uso o revelación se listará en la categoría.
Tratamiento: Como Advocate Medical Services tiene entendido,
el tratamiento significa proporcionarle con los productos y servicios. Nosotros
podemos revelar información de salud protegida sobre usted a médicos,
enfermeras u otras entidades de cuidado de salud para proporcionarle sus
suministros. Por ejemplo, nosotros podemos proporcionar copias de su información
de salud protegida a su médico o a un proveedor de cuidado de salud subsiguiente
para coordinar y asegurar que usted reciba los suministros que su doctor ha
prescrito para usted.
Pago: Nosotros podemos usar y revelar la información de salud protegida para facturar
y cobrar el pago de los servicios y productos que nosotros proporcionamos.
También, nosotros podemos revelar su información a otros proveedores de cuidado
de salud o entidades involucradas en la coordinación de su cuidado de salud con
el propósito de facturación. Por ejemplo, nosotros podemos informar al proveedor
de su seguro de salud sobre los suministros que usted va a recibir y así obtener
una aprobación o para determinar si su plan de seguro cubrirá los suministros.
Operaciones de Cuidado de salud: Nosotros podemos usar y revelar
información de salud sobre usted para poder ejecutar nuestro negocio y asegurar
de proporcionar un servicio de calidad. Las operaciones pueden incluir pero no son
limitadas al reviso de su información de salud por nuestro personal para
asegurar que estén conformes a la ley de las regulaciones federales y
estatales, planificación y dirección comercial, ciertas actividades del
mercadeo y actividades administrativas generales.
Confirmación de Entrega, Recordatorios: Nosotros podemos usar y revelar su
información de salud protegida para avisarle sobre sus necesidades de suministros,
para confirmar que recibió su pedido y entrega y para recordarle cuando
necesita volver hacer su pedido de suministros.
La información a los Pacientes: Nosotros podemos usar y revelar
información médica sobre usted para informarlo de los beneficios relacionados a
la salud, servicios o productos que pueden ayudarlo a manejar su salud y para
comunicar anuncios potenciales de productos que han sido retirados del mercado.
Individuos Involucrados En Su Cuidado o Pago Para
Su Cuidado: Nosotros
podemos revelar la información de salud protegida sobre usted a un amigo o
miembro de la familia que usted ha listado como un contacto involucrado en su
cuidado médico o pago de tal cuidado. Nosotros también podemos notificar a esta
persona o las personas que consideran su situación, condición general o muerte.
Además, nosotros podemos revelar la información médica sobre usted a cualquier
entidad que ayuda en un esfuerzo de alivio de desastre para que su familia
pueda ser notificada sobre su condición, estado y situación.
Socios De Negocio: Nosotros podemos revelar información de salud a
abogados, contadores, y otros que actúan en nombre de Advocate Medical Services.
Estos individuos o entidades se llaman Socios de Negocio y se les pide que
firmen contratos que están de acuerdo en proteger la confidencialidad de la
información.
Comercialización: Nosotros podemos usar su información médica para avisarle
por teléfono o por otra manera para informarle de servicios o productos que
puedan estar disponibles. Sin embargo, su información de salud protegida no se revelará
a terceras entidades con propósitos de comercializar sin antes obtener su
autorización por escrito.
Como Requerido Por Ley o Entrada en Vigor de la
Ley: Nosotros usaremos y revelaremos
la información de salud protegida sobre usted cuando es exigido por la ley
federal, ley de estado o ley local.
Los Riesgos de Salud Públicos: Nosotros podemos revelar información de
salud protegida sobre usted para las actividades de salud públicas. Los
ejemplos de éstos incluyen la notificación de productos revocados o reportar los
problemas sobre los productos.
Actividades de Inadvertencia de la Salud: Nosotros podemos revelar la información
de salud protegida sobre usted a una agencia de inadvertencia de salud para
actividades autorizadas por la ley. Los ejemplos de estas actividades incluyen auditorias,
investigaciones, inspecciones y licenciaturas.
Demandas/Disputas/Procedimientos de Corte: Si usted está envuelto en un pleito,
disputa o procedimiento judicial, nosotros podemos revelar la información de
salud protegida sobre usted en contestación a una corte u orden administrativo.
Podemos revelar la información de salud protegida sobre usted en la
contestación a lo siguiente: citaciones, peticiones u otros procesos legales
por otros involucrados en la disputa. Esto sólo se hará si se han hecho los
esfuerzos de informarle sobre la petición o para obtener una orden que proteja
la información solicitada.
Compensación de Trabajadores: Nosotros podemos soltar la información de
salud protegida sobre usted para la compensación de trabajadores o programas
similares. Estos programas proveen beneficios para lesiones o enfermedades relacionadas
con el trabajo. Nosotros también podemos
revelar su información de salud a su empleador para propósitos de la
compensación de trabajadores y leyes de seguridad de trabajo.
Situaciones de emergencia:
Nosotros podemos revelar
información limitada sobre usted para notificar a las agencias locales de su
necesidad de equipo especial para vivir o si necesita asistencia si es necesario
ser evacuado debido a sus condiciones médicas. Por ejemplo, a las compañías de
electricidad, gas o compañía telefónica y a los servicios médicos de emergencia
en caso de una emergencia como un diluvio o huracán.
La venta de Recursos Comerciales: Nosotros reservamos el derecho para
transferir información médica sobre usted a una tercera persona en conjunto con
la venta de nuestra compañía o ciertos recursos que pertenecen a nuestra
compañía.
Otros Propósitos: Nosotros podemos revelar su información de salud
por varios otros propósitos especializados. Nosotros sólo revelaremos la información
como sea necesaria para un propósito. Por ejemplo, nosotros podemos revelar su
información a médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerales.
Nosotros también podemos revelar información para la donación de órgano, ojo o
tejido, o para la seguridad nacional, inteligencia y protección del
presidente. Nosotros podemos revelar la
información de salud de miembros de las fuerzas armadas como este autorizado
por las autoridades de orden de ejército. Bajo ciertas circunstancias, nosotros
podemos usar y podemos revelar la información de salud protegida sobre usted si
es necesario para prevenir una amenaza seria a su salud y seguridad o la salud
y seguridad del público u otra persona.
OTROS USOS DE INFORMACIÓN MÉDICA
Otros usos y
revelaciones de información médica no cubiertos por este Aviso o por las leyes
que se aplican a nosotros solo se harán con su autorización por escrito. Si
usted nos proporciona la autorización para usar o revelar su información médica,
usted puede revocar esa autorización, por escrito, cuando quiera. Si usted
revoca la autorización, nosotros ya no usaremos ni revelaremos su información
médica por las razones mencionadas en su solicitud por escrito. Usted entiende
que nosotros no podemos pedir de regreso ninguna revelación de información que
nosotros ya hayamos proporcionado con su autorización, y se nos exige que
retengamos en nuestros archivos la información del cuidado que nosotros
proporcionamos a usted.
SUS DERECHOS
Usted tiene el
derecho del uso y revelación de su información de salud personal incluso los
derechos listados aquí. Usted puede ejercer cualquiera de estos derechos
sometiendo su petición por escrito a la dirección anotada al final de este
Aviso. Nosotros evaluaremos cada petición y le comunicaremos por escrito si
podemos honrar o no su petición. Nosotros podemos también cobrar una cuota
razonable por costo asociado con su petición. Nosotros le notificaremos de
antemano el costo y usted puede retirar su petición antes de que usted incurra
cualquier costo.
Derecho a Inspeccionar y Recibir una Copia: Usted tiene el derecho de inspeccionar y
recibir una copia de su información de salud protegida que puede usarse para
tomar una decisión sobre su cuidado. Normalmente, esto incluye registros
médicos y de factura.
Derecho a Solicitar Restricciones: Usted tiene el derecho de solicitar que nosotros
limitemos cómo nosotros usamos o revelamos su información de salud protegida.
Nosotros consideraremos su solicitación, pero no estamos ligados legalmente a
aceptar las restricciones. Nosotros no podemos estar de acuerdo en limitar usos
o revelaciones requeridos por la ley.
Derecho a Elegir Como lo Podemos Contactar: Usted tiene el derecho de pedir que
nosotros nos pongamos en contacto a una dirección alternada o por los medios
del alternante.
Derecho de Tener Información de Salud Protegida Enmendada: Usted tiene que el derecho de pedirnos
que enmendemos su información de salud que usted cree no es correcto o completo.
Usted debe hacer esta petición por escrito y explicar la razón por la cual usted
cree que la información no es correcta o completa. Nosotros podemos negar su petición
si nosotros no creamos la información, si no es parte de los archivos que
nosotros usamos para tomar las decisiones sobre usted, si la información no es
algo que le permitirían a inspeccionar o copiar, o si está completa y exacta.
Derecho a Averiguar Qué Revelaciones Se Han Hecho: Usted tiene el derecho a una contabilidad
de casos dónde nosotros hemos revelado su información de salud personal para otros
propósitos que para el tratamiento, el pago, información de salud o que usted
específicamente ha autorizado. Su petición debe hacerse por escrito y puede ser
para revelaciones hechas hasta 6 años antes de la fecha de su petición, pero no
para revelaciones que se hicieron antes del 14 de abril de 2003
Derecho de Recibir Este Aviso: Usted tiene el derecho de recibir una
copia de este Aviso y/o una copia electrónica por el correo electrónico si lo
solicita. Nota: Copias de este Aviso también están disponibles en nuestro website. (www.AdvocateMed.com)
Cambios A Este Aviso
Nosotros
reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad que se
describen en este Aviso. Nosotros reservamos el derecho de hacer las revisiones
y cambios a las prácticas de privacidad aplicables a la información de salud
protegida que nosotros ya tenemos sobre usted así como cualquier otra información
que nosotros recibimos en el futuro. Una copia de nuestro Aviso actual se
anunciará en nuestras oficinas y a nuestro website, www.AdvocateMed.com. Antes
de un cambio material en este Aviso, nosotros revisaremos rápidamente y lo
anunciaremos.
Derecho de Presentar Una Queja Sobre Nuestras
Prácticas de Privacidad:
Si usted cree que sus derechos de privacidad se han violado o si usted no esta
satisfecho con nuestras pólizas o procedimientos de privacidad, usted puede presentar
una queja con nuestro Funcionario de Privacidad o el Ministerio del
Departamento de Salud y Servicios Humanos. Nosotros no tomaremos ninguna acción
contra usted ni cambiaremos nuestra manera de tratarlo de forma alguna si usted
presenta una queja.
Advocate Medical
Attn: Privacy Officer
1202 Tech Blvd.
Ste.105
Tampa, FL 33619